Algumas empresas com quem tenho me reunido recentemente têm falado cada vez maior frequência sobre a volta aos escritórios.

E começam a ficar mais fortes as dúvidas sobre qual será o novo modelo. Algumas querem realmente restabelecer as rotinas presenciais como a base de seus contratos de trabalho. Outras pretendem implementar um modelo híbrido, equilibrando a vontade dos funcionários com as necessidades do negócio.

Do lado dos funcionários, há um grupo de malas prontas, só esperando a liberação para a volta. Não veem a hora de sair de casa, rumo ao escritório. Mas há outras pessoas para quem a animação não é bem assim. Depois de mais de um ano em experiência de trabalho remoto, alguns mitos foram quebrados e voltar a trabalhar fora de casa não é mais tão atraente.

Muita coisa realmente mudou. A pandemia chacoalhou tudo, virou as casas de cabeça para baixo, assumindo a função de escritório, escola, casa, tudo junto e misturado. Mas aproximou pais e filhos, que começaram a participar com maior frequência daquela delícia da rotina em casa. E, deixar tudo isso para trás, pode ser um desafio um pouco maior.

Em um de seus artigos, a Gallup apresenta essa questão com uma oportunidade para que a organização defina sua proposta de valor para seu ambiente de trabalho e, assim, saia ainda mais fortalecida perante os seus funcionários, aumentando seus níveis de engajamento.

A proposta de valor do ambiente de trabalho, segundo a empresa, é a representação da cultura organizacional, seus benefícios e as interações que os funcionários experimentam quando estão trabalhando presencialmente. É o porquê vamos ao trabalho.

Para construí-la, a primeira fase é ter as respostas para três questões básicas:

  • Como traremos as pessoas de volta ao escritório com segurança? Ter claros todos os procedimentos, protocolos, rotinas de limpeza, políticas de quarentena, orientação quanto a viagens, licenças etc.
  • Qual é nossa estratégia de trabalho híbrido? – Deixar claro quem volta ao escritório e quem fica remoto. A volta será total ou parcial? Como serão tratadas exceções e situações de crise?
  • Qual é a nossa proposta de valor para o ambiente de trabalho? O que será atrativo para nossos funcionários que os farão querer estar em nosso ambiente de trabalho?

Algumas pessoas devem estar pensando: mas para que isso? As pessoas têm que voltar e pronto. Mas não é bem assim. Há muita complexidade nesse tema.

Há pessoas que foram contratadas na pandemia e que precisam ser integradas à organização e a seu ambiente. Apesar de algumas já estarem há um ano na função, elas não fazem ideia de onde ninguém se senta, onde é o restaurante ou os banheiros.

Não compreendem os códigos de vestimenta, a forma que todos se comportam e as regras não ditas. É como se estivessem nos primeiros dias… Precisam de uma nova integração. Outras pessoas, para poderem se adaptar ao novo modelo tiveram mudanças muito significativas em suas vidas, incluindo inclusive uma relocação para outras cidades, para que pudessem dar suporte à família, ou para ter mais espaço para teletrabalho, sala de aula e casa juntos. Ou por milhões de motivos. Desmontar essa estrutura não é tão simples assim. É como se estivéssemos mudando alguém de base.

Além disso, todas as pessoas fizeram o seu máximo para se adaptar. Havia pessoas que não tinham computador, nem sinal de internet adequado, nem móveis para trabalhar. E todas levaram literalmente o trabalho para casa, do dia para a noite, afetando toda a sua vida. Foram feitas obras, investimentos pelo próprio funcionário para passar bem os últimos meses. A empresa precisa levar isso em consideração e ter um pouco de cuidado ao anunciar uma volta sem questionamento e sem preparação.

Um primeiro ponto que o artigo levanta é que existe uma expectativa dos funcionários de que o modelo híbrido seja implementado e de que a voz do funcionário será a última palavra. É fácil de compreender, em função de como trabalhamos nesse período e pelo feedback de excelentes resultados.

A empresa precisa então se preparar para esclarecer as diferenças entre os ambientes – que oportunidades e que desafios cada um oferece e decidir a forma que quer abordar cada uma das questões. A criação de um ambiente agradável e favorável irá colaborar para que se percebam os benefícios de compartilhar um ambiente físico.

Cada organização tem uma realidade e algumas conviverão com funcionários trabalhando em regimes diferentes. Alguns de casa, outros do escritório todos os dias e outros parcialmente em cada ambiente.

Mas como tornar uma equipe única?

A dica da Gallup é formular a sua proposição de valor para o ambiente de trabalho com foco nas vantagens e oportunidades e gerenciando os desafios, usando como guia os 4 C´s. São eles:

  1. Conexão
  2. Colaboração
  3. Criatividade
  4. Cultura

Conexão

Uma das principais mudanças que aconteceu com o trabalho na pandemia foi o isolamento dos colegas de trabalho e, com isso, se reduziram as relações positivas que existiam entre eles. Esse ponto não deve ser minimizado. As pessoas gostam de socializar. Estudos da Gallup apontam que os maiores níveis de felicidade entre os americanos acontecem com pessoas que socializam de 6 a 7 horas por dia. E isso não é em happy hours, nem almoços. Mas atividades em grupo. O trabalho é uma delas.

As vídeo conferências e todos os aplicativos foram extremamente úteis para viabilizar o trabalho nos últimos meses. Mas, depois que a novidade passou, estar o dia diante de uma tela gerava sensações de cansaço e desconexão.

Muitas pessoas relatavam a falta dos pequenos intervalos, para pegar uma água, tomar um café, ou a caminhada até a mesa de um colega para resolver um problema, trocar uma “ideia” ou até jogar um pouquinho de conversa “fora”. Apesar do ganho de produtividade, o home office impediu algumas boas interações, que ajudavam as pessoas a se sentir parte de um grupo e ainda a dar uma quebrada no dia, renovando as energias.

Em um ambiente híbrido, o desafio passa a ser a inclusão da conexão na agenda, promovendo a integração dos times presentes no escritório e os que trabalham remotamente, de uma forma mais planejada. O gerente deverá garantir o desenvolvimento do relacionamento dentro e fora da equipe, de uma forma intencional.

Como isso pode ser construído?

Uma oportunidade é a criação de momentos de trabalho e discussões em grupo, relacionadas ou não às tarefas e ao trabalho do dia a dia. E mais do que nunca a dedicação de tempo individual para cada membro da equipe, com foco em escuta, aprendizado e coaching.

Colaboração

O trabalho em equipe e a colaboração já não são novidade para nenhuma organização. Todos conhecem os benefícios que trabalhar de forma colaborativa traz, aumentando a oferta de talentos e contribuições para todos os projetos e, consequentemente, melhores resultados.

Mesmo com o trabalho remoto, a colaboração não deixou de existir. Continuamos operando em times, participando de reuniões, dividindo tarefas etc. Era mais fácil para quem já se conhecia, já que os relacionamentos já estavam um pouco mais estabelecidos. Mas foi um desafio a mais para quem entrou na organização nesse período ou logo antes do início do home office.

Mas existe uma percepção geral de aumento de tarefas, de volume de trabalho. E o foco na atividade do dia a dia, ocupou praticamente todos os calendários e agendas. As pessoas pulavam de uma reunião para outra e manter o foco e a energia, com todos os limites da interação através de uma tela, foi um pouco mais difícil.

Para gerenciar melhor e com maior produtividade, as empresas dividiram. E os gestores acabaram sendo os responsáveis pelas costuras e alinhamento, principalmente com pessoas trabalhando em diferentes horários para acomodar as exigências demandas por cada família e estrutura.

Voltar ao ambiente presencial, ainda que parcialmente, com certeza facilitará as interações, as trocas, novas oportunidades de desenvolvimento e, principalmente, a construção de confiança, ponto extremamente crítico para bons resultados. Haverá maior visibilidade, e as pessoas se lembrarão com mais frequência de consultar e pedir outras opiniões e pontos de vista.

O cuidado a ser tomado é o de não esquecer quem trabalha remotamente, afastando-o de tudo que for coletivo. Isso pode gerar problemas de exclusão ou inequidade, que podem prejudicar o avanço em suas carreiras.

O líder deverá assumir esse papel de sempre ter esses funcionários visíveis, como parte importante das atividades colaborativas.

Criar rotinas de quando os encontros de grupo irão acontecer, manter agendas organizadas, tudo isso facilita a possibilidade de participação de quem não está no ambiente do escritório. Um acompanhamento desses funcionários e o entendimento de como estão se sentindo e que soluções eles enxergam para aumentarem sua participação, também é algo bem efetivo.

Criatividade

A criatividade é derivada da colaboração e da interação de várias pessoas para solucionar problemas ou gerar melhorias.

Os momentos mais institucionais para geração de ideias são mais simples de serem mantidos, mas se perde muito da flexibilidade e da espontaneidade de se ter novas ideias e de se criar pequenos grupos para soluções rápidas ou para trocar algumas opiniões.

Com a volta ao escritório, as conversas menos formais voltarão a acontecer, e o compartilhamento de informações acontecerá de forma mais natural, sem precisar agendar uma reunião, ou montar um projeto.

De novo o cuidado é com quem continuará remoto, que terá suas oportunidades de participação limitadas.

Criar exercícios de reflexão sobre a rotina e sobre o dia a dia, além de estimular a criação de espaços livres de discussão, podem ajudar a incorporar mais novas ideias, independentemente de onde estão os colaboradores.

Cultura

A cultura é o reflexo de como as coisas são feitas na organização, e como ela vive seu propósito (seu porquê) e entrega suas propostas de valor.

Os ganhos de compartilhar o mesmo espaço para vivenciar a cultura são bastante óbvios, principalmente nos seus níveis mais “abstratos”, das regras não ditas, dos rituais e comportamentos.

Também fica mais simples entender a que organização você pertence, gerando um vínculo maior e mais visível com os funcionários, com as equipes e ainda com a liderança e pares.

O líder terá que pensar sempre, junto com o time, em como gerar visibilidade da cultura para os outros funcionários que estão distantes. Quais são os atributos de cultura mais significativos? Como podemos vivenciá-los fora do ambiente de trabalho?

Deve ter ficado claro, a essa altura, a importância da liderança para que esse ou qualquer modelo dê certo. São eles os responsáveis, em última instância, para que a organização gere valor. E isso só é possível com pessoas. São os gestores os responsáveis por suas equipes, entendendo suas dificuldades e buscando as melhores soluções.

Reconheça as dificuldades. Acolha e busque conjuntamente por soluções. Seja verdadeiro e empático. Seja um exemplo.

Com essa fórmula, seu retorno ao escritório terá bons resultados. Pode conferir!

Fonte: Ana Paula Alfredo,  Mestre em administração de empresas e trabalha com Desenvolvimento Humano e Organizacional na Agrégat Consultoria.