Alguém se lembra da sensação de chegar a um novo emprego no seu primeiro dia? Você não sabe nada.

Não sabe por onde entra direito, onde vai se sentar, se você entra direto ou espera. E tudo isso misturado com aquela vontade de começar com o pé direito e não dar nenhum furo no seu primeiro dia.

Você olha para aquele mar de pessoas, todos com caras irreconhecíveis e impessoais. Um sorriso mais simpático aqui, um aceno ali. Mas o desconforto é enorme.

E É APENAS O PRIMEIRO DIA.
O processo de integração de um novo funcionário vai muito além do primeiro dia, e pode fazer a diferença entre o sucesso ou não daquele funcionário.

Muitas empresas colocam muito esforço na prospecção. Tanto para clientes como para atrair os melhores talentos. Pacotes atrativos, promessas, venda da cultura organizacional, tudo com um lindo laço colorido, pronto para agradar.

Mas tudo isso entra em risco após a assinatura do contrato de trabalho. E às vezes até durante. Cadê o pessoal simpático, oferecendo um café? Sumiram. E deixaram a responsabilidade com a pessoa do Departamento Pessoal, que tem que cuidar de toda a parte burocrática, e que não tem o tempo necessário para se relacionar com o novo funcionário.

Lembro de uma assinatura de contrato que a pessoa que me recebeu, com um sorriso e simpática, estava com uma pilha de documentos e carteiras de trabalho em sua mesa. Até onde eu entendi, eram as contratações do dia. Pessoas se acumulavam numa pequena salinha, aguardando pela sua vez. E ela tentava. Se desculpava, explicava onde estavam os banheiros, a água, o telefone, a senha do wifi, etc. E ainda tinha que dar conta de toda a documentação.

Conseguiram imaginar? Pois é.

O processo de integração a uma nova organização não é um dia no calendário, mas uma jornada. Assegurar que o investimento feito no recrutamento e seleção, todas as horas de entrevista, custos de headhunters, assessments, tudo valha a pena.

Apenas 12% dos funcionários de empresas americanas disseram ter um processo bom de integração à organização. Os demais variam entre razoável, fraco, ou ainda inexistente.

Mas 70% dos que disseram que tiveram um onboarding excepcional, apresentaram 2,6 vezes mais chances de se mostrarem extremamente satisfeitos com seus trabalhos e com maior chance de permanecer na organização. Simples, né? Mas por que não fazemos?

Um estudo apontou quais são os três aspectos mais valorizados na entrada em uma nova organização. E eles se relacionam a pessoas, aprendizado e processos.

  1. Criar relacionamentos significativos. Ao entrar em um novo emprego, há a necessidade de se conectar com o novo trabalho, se sentir incluído, respeitado. E o fator humano é o que nos faz sentir acolhidos. Então, criar oportunidades para que se conheçam as pessoas, ajuda a que desde o início, os laços sejam criados e que seja mais simples a troca e o aprendizado e a colaboração entre colegas. Eles precisam de um ponto de contato para fazer perguntas sobre as coisas práticas e sobre as regras da organização, as ditas e as não ditas. São os primeiros passos para a construção de confiança.
  1. Mostrar como aprender e como eles podem contribuir. Apenas 29% das novas contratações acham que eles estão preparados e tem o suporte adequado para se sair bem nos seus trabalhos. Sentem falta de alguém para acompanhá-los, ser seu mentor. O gestor deve reservar tempo para isso e criar condições para que esse aprendizado aconteça. Ser o porta voz dos valores e de como as coisas são feitas, quem é quem, quais são as expectativas para aquele cargo, o que está dentro ou fora do escopo, o que o gestor quer e não quer ser informado, como a área se conecta com a organização, e por aí vai.
  1. Apoie para que o início seja intuitivo e simples. Os jogos de caça ao tesouro da informação organizacional não são nada divertidos. Lembro de um dia que pedi uma lista de ramais e parecia que eu tinha pedido a senha do banco do presidente. Pede à telefonista. Quem é a telefonista? A Katia. Qual o ramal dela? Para que isso? Ter processos mapeados ajuda muito na autonomia, mas quando não é possível, as pessoas devem apoiar o novo funcionário. Para muitos empregados, o aspecto que foi mais valorizado do processo de onboarding foi a forma que ele foi organizado e disponibilizado. Tudo para facilitar o seu acesso às informações mais importantes.

Não adianta fingir que o processo de integração é a reunião no auditório e que, depois dela, o funcionário está pronto. E nem apenas agendar conversas com outros gestores. Ele deve ser acompanhado em todo o seu primeiro ano. Isso não significa ficar de babá do funcionário, mas se disponibilizar para ele conhecer a organização em seu ciclo estratégia, orçamento, entrega, medição, avaliação.

O papel mais importante é o do gestor direto, que deve incentivar pares e outras áreas a receberem bem e acelerarem o processo de entrada.

Quanto melhor e mais rápido isso acontecer, melhores os resultados. E todo mundo ganha.

Fonte: Ana Paula Alfredo,  Mestre em administração de empresas e trabalha com Desenvolvimento Humano e Organizacional na Agrégat Consultoria.