Como focar no que é importante e não apenas no que é urgente?

Quando você chega no final do dia e pensa sobre no que o seu tempo foi consumido, bate uma dúvida enorme?

Você em geral não consegue fazer o que tinha planejado para o dia?

Pois é… Sirene ligada.

Você deve estar se tornando um gerente bombeiro.

O gerente bombeiro literalmente passa o dia atendendo a emergências. E entenda que nem sempre essas emergências são realmente críticas. Na maioria das vezes, poderiam ter sido resolvidas com um pouco mais de planejamento ou são frutos dos últimos incêndios que você e sua equipe tiveram que apagar.

Já o gerente de pizzaria tem uma rotina louca e constante. Emenda um trabalho atrás do outro, sem pensar. Recebe uma tarefa e não planeja delegar com a desculpa de ser simples, fácil de fazer. E consome seu dia colocando cobertura nas pizzas e entregando. Plin, plin: calabresa saindo, muçarela!!!

Você se identificou com alguma dessas situações? Saiba que não é incomum encontrar isso no dia a dia das organizações. Somos levados ao trabalho puramente operacional simplesmente porque não paramos para pensar se aquilo é realmente importante, se não pode ser delegado para alguém ou ainda se precisa realmente ser feito.

Se fizermos um levantamento entre os gerentes conhecidos realmente poucos poderão dizer que passaram seu dia focados nas coisas que realmente importam para a organização e que farão a diferença para os resultados e para os objetivos de longo prazo. Ou seja, coisas que agreguem valor.

É natural. Em geral as pessoas realmente preferem trabalhar em tarefas com prazos curtos, mesmo quando há metas a serem batidas e tarefas também simples mas com menor pressão de prazos, ainda que mais recompensadoras.

Em geral as tarefas importantes, de acordo com o Jornal of Consumer Research, estão ligadas a seus valores pessoais, ou seja, o que importa para você, a ter reconhecimento, aprender algo novo, resolver um problema, visitar clientes e entender o mercado.

Mas ao invés de focar nisso, passamos o dia respondendo a e-mails sem importância, ou em tarefas operacionais e sem valor.

E como mudar isso? Ai vão algumas dicas:
Coloque espaço na sua agenda para as coisas importantes. Evite de ocupar o seu dia inteiro saindo de uma reunião para a outra sem intervalos.

Se algo realmente urgente e importante aparecer, você sabe que poderá remanejar seus compromissos. Mas como qualquer anotação na sua agenda, antes de cancelá-lo você terá que sair do automático e pensar se vale a pena. Bom, pelo menos é uma barreira.

Lembre de deixar mais tempo para aquelas tarefas novas, com as quais não está tão acostumado. A curva de aprendizagem faz com que no início você leve mais tempo para executar uma tarefa.

Não acelere de 0 a 100 em 1 segundo.

Não tente fazer tudo de tudo ou determinar um padrão quase inalcançável. Isso é muito comum em mudanças. Não fazemos nada e saímos do 0% para o 100%. Crie objetivos intermediários. Por exemplo, se você nunca consegue visitar os cientes, não tente visitar todos. Vai ser impossível. Crie um critério. Os que são mais importantes. Os mais fiéis. Os mais antigos. Vai depender do seu objetivo.

Lembre-se que você é humano. Isso significa que ansiedade, queda de performance, cansaço, também fazem parte da sua rotina. Ou seja, equilibre as tarefas que podem causar maior stress com tarefas mais simples e mais básicas. Não existe essa história de potencial máximo durante todo o tempo. Você deve se conhecer e entender que algumas coisas serão mais difíceis para você. Seja porque é novo, seja porque vc. ainda não tem a experiência, etc…

Focar no que é importante irá causar sim algumas sensações de desconforto. Reconhecer que isso irá acontecer, trará maior inteligência e maior controle dessas emoções.

O tempo terá que sair das tarefas menos importantes e não do seu tempo pessoal.

As tarefas menos importantes acabam tomando um tempão no nosso dia. Para focar no importante você tem que abrir mão de algumas coisas. E isso é particularmente difícil para quem tem um grau de preciosismo alto. Ao invés de refazer uma apresentação, faça comentários e deixe alguém encarregado disso. Delegue. Determine o que é aceitável.

Vale aquela máxima. O ótimo é inimigo do bom. Abuse de formatos pré-estabelecidos, modelos, etc. Tudo o que poderá minimizar o seu gasto de tempo com tarefas pouco importantes.

Preste atenção no cenário geral.

Às vezes afundamos nossa cabeça em uma pilha de papel como um avestruz e não vemos o que está acontecendo. Entender para onde a organização vai, ajuda a estabelecer prioridades.

Converse com outras áreas, entenda suas prioridades, acompanhe de perto os resultados, não importando se sua área é ou não de negócios ajudam a dar essa perspectiva.

E o mais importante. Entenda que essa mudança é um processo. Não seja muito duro com você.

Uma dica de ferramenta é a Matriz GUT, usada na época da Qualidade Total.
Primeiro os conceitos:

GRAVE – grave é tudo aquilo que gera prejuízo ou dano significativo para o negócio ou para a organização. Inclui tudo o que é regulatório e obrigatório para a manutenção e sobrevivência do negócio e da operação.

URGENTE – a variável aqui é tempo. Envolve tudo aquilo que se não for feito dentro de determinado período gerará impacto e consequências significativas para a organização.

TENDÊNCIA – tem a ver com o futuro, ou com o potencial crescimento do problema se nada for feito. Pode se relacionar por exemplo a uma mudança no mercado, a entrada de um novo concorrente, etc.

Agora a escala:

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5 é o mais alto, ou seja, respectivamente nas colunas, o mais grave, o mais urgente e que tem o potencial mais forte.

A matriz como ela é:

Captura de Tela 2018-10-09 às 15.07.08

Você lista todas as suas tarefas em uma planilha (ou numa folha se você for analógico)

Aí é hora de pontuar cada uma delas, obedecendo ao critério de grave, urgente e tendência.

Após a pontuação, é hora de multiplicar G X U X T. E você chegará a um número.

A fase final é priorizar os itens que tiveram maior pontuação. Você pode dividi-las em três blocos. E a priorização ficará mais clara.

Essa matriz pode ser um exagero para você, mas é um exercício importante para quem está começando. E o mais importante é absorver os conceitos e tomar as decisões sobre no que focar seu tempo com base no que gere maior impacto na sua organização.

A Agrégat pode apoiá-lo nesse processo de construção do modelo de negócios da sua instituição ou empresa.

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